SCHREIBEN IM BERUF
„Schriftliche Ausdrucksfähigkeiten sind im Beruf gefragt, sie sind wichtig für Arbeits- und Aufstiegschancen.“
(Eva-Maria Jakobs) *
Der Gegenstand
Schreiben ist in vielen Berufen eine Schlüsselkompetenz. Es gehört in Unternehmen und Behörden zu zentralen Tätigkeiten, da sich in der Regel aus dem Geschriebenen weitere konkrete berufspraktische Handlungen ergeben – nicht nur für den Schreibenden selbst, sondern oftmals insbesondere für Mitarbeiter, Kollegen, Partner, Auftraggeber oder Auftragnehmer, Drittmittelgeber etc. Schreiben ist daher in vielen Berufen nicht eine nachgeordnete Tätigkeit, sondern ein integraler Bestandteil fachlichen Handelns.
Mit einer Vielzahl Textsorten erfüllt Schreiben im Beruf eine Reihe verschiedener Funktionen, z. B. die der Dokumentation (Protokolle, Memos), der Prozess- und Entscheidungssteuerung (Konzepte, Gutachten, Berichte, Vorlagen), der Akquise (Anträge, Angebote) oder des Marketing (Werbung). Zudem dient es der internen und externen Kommunikation – mit E-Mails, Briefen, Rundschreiben, Bescheiden, Hausmitteilungen, Newsletter etc.
In der Kommunikation nach außen kommt dem Geschriebenen neben den Geboten der Adressatenorientierung und der Verständlichkeit auch noch eine Repräsentationsfunktion zu. Denn Kunden schließen von unverständlichen oder fehlerhaften Texten auf Defizite, von prägnanten und klaren Texten hingegen auf Seriosität und Kompetenz der Institution des Absenders.
Die Problemlage
Im Beruf sind die Bedingungen für das Schreiben häufig nicht ideal: Zeitdruck, Arbeitskontexte, die zum Multi-Tasking zwingen, Unterbrechungen durch eingehende Telefonate, ungewohnte kooperative Schreibformen (z.B. Schreiben im Team) oder Erwartungen seitens der Vorgesetzten erschweren oftmals die konzentrierte Erledigung einer Schreibaufgabe.
Zudem lassen mangelnde Textsortenkenntnisse, fehlende Adressatenorientierung und sprachlich-stilistische Defizite der Schreibenden viele Texte – von der einfachen E-Mail über Antwortbriefe bis zum umfangreichen Konzept – ihr Ziel verfehlen. Zu weitschweifige Protokolle werden nicht gelesen und zu komprimierte Mitteilungen, bei denen der Leser spekulieren muss, was wohl gemeint sein könnte, werden nicht verstanden.
Nicht zuletzt bindet eine Fülle von gerade auch internen E-Mails, denen es an Prägnanz und Klarheit mangelt, in hohem Maße die Arbeitszeit und -energie von Mitarbeitern.
Die Maßnahmen
Zunehmend erkennen Unternehmen und Behörden im Bereich des beruflichen Schreibens, dass eine gezielte Stärkung der Schreibkompetenz ihrer Mitarbeiter die Qualität der internen und externen Unternehmenskommunikation erheblich steigert. Seminare, Workshops, Fortbildungen und gezielte Schreibberatung sind Maßnahmen zur Verbesserung von Schreiben im Beruf.